Artículo 42.- Las sesiones del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Procedimientos de Contratación Consolidados y del Comité se celebrarán, respectivamente, en los términos siguientes:
I. Serán ordinarias aquellas que estén programadas en el calendario anual de sesiones, las cuales se podrán cancelar cuando no existan asuntos a tratar.
Serán extraordinarias las sesiones de los respectivos órganos colegiados para tratar asuntos de carácter urgente debidamente justificados, previa solicitud formulada por la persona titular de un área requirente o área contratante;
II. Se llevarán a cabo cuando asista la mayoría de las personas con calidad de miembros con derecho a voz y voto.
Las decisiones y acuerdos de los órganos colegiados se tomarán por mayoría de votos de las personas con calidad de miembros con derecho a voz y voto presentes en la sesión correspondiente y, en caso de empate, la persona titular de la Presidencia tendrá voto de calidad;
III. Las sesiones sólo podrán llevarse a cabo cuando esté presente la persona titular de la Presidencia o su suplente;
IV. La convocatoria de cada sesión, junto con el orden del día y los documentos correspondientes a cada asunto, se entregarán por medios electrónicos a las personas participantes de los respectivos órganos colegiados cuando menos con tres días hábiles de anticipación a la celebración de las sesiones ordinarias y con un día hábil de anticipación para las extraordinarias. La sesión sólo podrá llevarse a cabo cuando se cumplan los plazos indicados y exista constancia de la recepción de los documentos antes señalados;
V. Los asuntos que se sometan a consideración de los respectivos órganos colegiados, deberán presentarse en el formato que cada órgano considere conveniente, y tratándose de las solicitudes de excepción a la licitación pública invariablemente deberá contener un resumen de la información prevista en el artículo 108 de este Reglamento y la relación de la documentación soporte que se adjunte para cada caso.
La solicitud de excepción a la licitación pública y la documentación soporte que quede como constancia de la contratación, deberán ser firmadas por la persona titular del área requirente o área técnica, según corresponda.
Los formatos a que se refiere el párrafo primero de esta fracción, deberán estar firmados por la persona titular de la Secretaría Técnica, quien será responsable de que la información contenida en el mismo corresponda a la proporcionada por las áreas respectivas;
VI. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por los respectivos órganos colegiados, los formatos a que se refiere la fracción anterior, deberán ser firmados en la propia sesión, por cada asistente con derecho a voto.
Cuando de la solicitud de excepción a la licitación pública o documentación soporte presentada por el área requirente, o bien del asunto presentado, no se desprendan, a juicio de los respectivos órganos colegiados, elementos suficientes, para dictaminar el asunto de que se trate, este deberá ser rechazado, lo cual quedará asentado en el acta respectiva, sin que ello impida que el asunto pueda ser presentado en una subsecuente ocasión a consideración de los mismos, una vez que se subsanen las deficiencias observadas o señaladas por estos.
En ningún caso los respectivos órganos colegiados podrán emitir su dictamen condicionado a que se cumplan determinados requisitos o a que se obtenga documentación que sustente o justifique la contratación que se pretenda realizar.
Los dictámenes de procedencia a las excepciones a la licitación pública que emita cada órgano colegiado, no implican responsabilidad alguna para los miembros de dichos órganos respecto de las acciones u omisiones que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el cumplimiento de los contratos;
VII. De cada sesión se elaborará acta que será aprobada y firmada por todas las personas que hubieran asistido a ella, a más tardar en la sesión inmediata posterior. En dicha acta se deberá señalar el sentido de los acuerdos tomados por los miembros con derecho a voto y, en su caso, los comentarios relevantes de cada asunto. Las personas con carácter de asesores y las invitadas, firmarán únicamente el acta como constancia de su asistencia o participación y como validación de sus comentarios. La copia del acta debidamente firmada, deberá ser integrada en la carpeta de la siguiente sesión;
VIII. El orden del día de las sesiones ordinarias, contendrá un apartado correspondiente al seguimiento de acuerdos emitidos en las sesiones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo podrán incluirse asuntos de carácter informativo;
IX. En la última sesión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del respectivo órgano colegiado el calendario de sesiones ordinarias del siguiente ejercicio, y
X. El contenido de la información y documentación que se someta a consideración del respectivo órgano colegiado será de la exclusiva responsabilidad del área que las formule.
Para el caso del Comité además de las anteriores, deberá, en la última sesión ordinaria del ejercicio fiscal, analizar, previo a su difusión en la Plataforma, el programa anual de adquisiciones, arrendamientos y servicios autorizado, y en la primera sesión ordinaria del ejercicio fiscal aprobará los rangos de los montos máximos a que alude el artículo 55 de la Ley, a partir del presupuesto autorizado a la dependencia o entidad para las adquisiciones, arrendamientos y servicios.